Nebenkostenvorauszahlung anpassen

Was das Gesetz erlaubt

Die Regel steht in einem einzigen Satz:

„Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen.“

§ 560 Abs. 4 BGB

Darin stecken fünf Bedingungen.

• Vorauszahlungen sind vereinbart. Im Mietvertrag steht ein monatlicher Betrag, über den jährlich abgerechnet wird.
• Eine Abrechnung liegt vor. Die Anpassung knüpft an die letzte Abrechnung an. Sie schicken sie am besten zusammen mit der Abrechnung oder kurz danach.
• Jede Seite darf. Sie dürfen erhöhen. Ihr Mieter darf eine Senkung verlangen.
• Textform genügt. Ein Brief oder eine E-Mail reichen, eine Unterschrift braucht es nicht (§ 126b BGB). Mündlich oder per Telefon ist die Anpassung unwirksam.
• Angemessen. Die neue Vorauszahlung soll die Kosten des laufenden Jahres möglichst genau treffen. Nicht mehr und nicht weniger.

Ihr Mieter muss nicht zustimmen. Die Anpassung ist eine einseitige Erklärung. Nach überwiegender Meinung ist sie nur einmal pro Abrechnung möglich, nicht mitten im Jahr.

Vorauszahlung oder Pauschale?

Schauen Sie zuerst in den Mietvertrag. Eine Vorauszahlung ist ein Abschlag, über den Sie jedes Jahr abrechnen. Eine Pauschale (Betriebskostenpauschale) ist ein fester Betrag ohne Abrechnung.

Nur Vorauszahlungen passen Sie nach § 560 Abs. 4 BGB an. Für Pauschalen gelten die Absätze 1 bis 3: Erhöhen dürfen Sie eine Pauschale nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht, und nur mit Begründung. Die Erhöhung gilt dann erst ab dem übernächsten Monat. Sinken die Kosten, müssen Sie die Pauschale von sich aus senken.

Die neue Höhe berechnen

Grundlage ist die letzte Abrechnung. In der Regel ist ein Zwölftel der Kosten Ihres Mieters angemessen (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10). Gemeint sind die Kosten vor Abzug der Vorauszahlungen, also nicht die Nachzahlung.

1. Nehmen Sie die Summe der Kosten Ihres Mieters aus der Abrechnung.
2. Teilen Sie sie durch die Zahl der Monate, die Ihr Mieter im Zeitraum dort gewohnt hat. Meist sind das 12.
3. Runden Sie auf volle Euro auf. Das ist nicht vorgeschrieben, aber üblich und harmlos: Es sind weniger als 12,00 € im Jahr.

Ist Ihr Mieter erst im Lauf des Jahres eingezogen, teilt der Rechner einfach durch die Monate. Bei den Heizkosten ist das ungenau: Wer nur im Sommer da war, hatte kaum Heizkosten. Nebenklar rechnet die Heizkosten deshalb nach dem üblichen Verteilschlüssel für die Monate (Gradtagzahlen) auf ein ganzes Jahr hoch.

Beispiel: Ahornweg 7

Zuschläge: was geht, was nicht

Viele Vermieter schlagen pauschal 10 % auf, „zur Sicherheit“. Das ist nicht erlaubt. Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Für einen abstrakten Sicherheitszuschlag von 10 % ist kein Raum (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10).

Erlaubt ist, konkret absehbare Änderungen einzurechnen. Das ist zum Beispiel ein angekündigter neuer Gaspreis oder ein neuer Grundsteuerbescheid. Dann aber nur für die Position, die sich ändert, und im richtigen Verhältnis zu den übrigen Kosten. Nennen Sie den Grund im Schreiben.

Die Abrechnung muss stimmen

Eine Anpassung ist nur so weit wirksam, wie die Abrechnung dahinter in Form und Inhalt richtig ist (BGH, Urteile vom 15.05.2012, VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11). Haben Sie etwa Verwaltungskosten mit abgerechnet, darf die neue Vorauszahlung diese Kosten nicht enthalten.

Das hat Folgen. Zahlt Ihr Mieter nur den alten Betrag, weil die Abrechnung fehlerhaft war, entsteht insoweit kein Rückstand. Prüfen Sie deshalb erst die Abrechnung und passen Sie dann die Vorauszahlung an. Was umgelegt werden darf, steht im Ratgeber Hausgeldabrechnung umrechnen.

Ab wann die neue Höhe gilt

Eine Anpassung wirkt nur für die Zukunft. Rückwirkend können Sie keine höheren Vorauszahlungen verlangen (BGH, Urteil vom 18.05.2011, VIII ZR 271/10).

Einen genauen Starttermin nennt das Gesetz nicht. Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs dazu kennen wir nicht. Die überwiegende Meinung sagt: Der neue Betrag gilt ab der nächsten Fälligkeit nach Zugang Ihres Schreibens. Eine andere Meinung lässt ihn, wie bei der Pauschale, erst ab dem übernächsten Monat gelten.

In der Praxis nennen Sie im Schreiben einen Monatsersten. Kommt Ihr Schreiben im Oktober an, ist der 1. November üblich. Wer ganz sicher gehen will, schreibt den 1. Dezember. Dann bleibt Ihrem Mieter auch Zeit, seinen Dauerauftrag zu ändern.

Senken nach einem Guthaben

Die Regel gilt in beide Richtungen. Ergibt die Abrechnung ein hohes Guthaben, darf Ihr Mieter die Vorauszahlung selbst herabsetzen. Auch dafür genügt eine Erklärung in Textform an Sie.

Ein Beispiel: Ein Mieter zahlt 200,00 € im Monat, also 2.400,00 € im Jahr. Seine Kosten waren 1.980,00 €, er bekommt 420,00 € zurück. Angemessen sind 1.980,00 € ÷ 12 = 165,00 €. So viel darf er künftig zahlen.

Sie können die Senkung auch selbst anbieten. Zu hohe Vorauszahlungen bringen Ihnen nichts: Das Geld gehört Ihrem Mieter und geht mit der nächsten Abrechnung zurück.

Musterschreiben

So könnte das Schreiben von Frau Vogt aussehen. Schicken Sie es als Brief oder E-Mail, getrennt von der Abrechnung oder als eigenes Blatt in demselben Umschlag.

Nebenklar schlägt Ihnen nach jeder Abrechnung die neue Vorauszahlung vor, ohne Sicherheitszuschlag. Auf Wunsch schreibt es dieses Schreiben als zweites PDF, mit Ihren Zahlen und dem Datum, ab dem die neue Höhe gilt.

Denken Sie an die Reihenfolge: zuerst eine richtige Abrechnung, rechtzeitig beim Mieter. Wie lange Sie dafür Zeit haben, steht unter Frist für die Nebenkostenabrechnung. Wie die Abrechnung selbst entsteht, erklärt Nebenkostenabrechnung erstellen.