Hausgeldabrechnung in eine Nebenkostenabrechnung umrechnen

Warum die Hausgeld­abrechnung nicht die Abrechnung für Ihren Mieter ist

Jedes Frühjahr kommt Post von der Verwaltung: die Hausgeldabrechnung (im Gesetz: Jahresabrechnung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer). Sie rechnet ab, was Sie als Eigentümer an die Gemeinschaft gezahlt haben und was Ihre Wohnung gekostet hat.

Ihr Mieter hat mit dieser Abrechnung nichts zu tun. Er hat einen Vertrag mit Ihnen, nicht mit der Gemeinschaft. Deshalb brauchen Sie eine eigene Abrechnung für ihn, die Betriebskostenabrechnung.

Drei Unterschiede sind entscheidend:

• Die Hausgeldabrechnung enthält Kosten, die Ihr Mieter nicht zahlen muss, etwa die Verwaltervergütung und die Rücklage.
• Es fehlen manchmal Kosten, die er zahlen muss. Die Grundsteuer zum Beispiel zahlen Sie meist direkt an die Stadt.
• Das Hausgeld, das Sie gezahlt haben, ist etwas anderes als die Vorauszahlung Ihres Mieters. Beides hat eine andere Höhe.

Wer die Hausgeldabrechnung einfach weitergibt, macht deshalb fast immer einen Fehler, und der Mieter darf die Abrechnung beanstanden. Der Weg zur richtigen Abrechnung ist aber kurz, weil die meisten Zahlen schon da sind.

Einzelabrechnung, Gesamtabrechnung, Wirtschaftsplan

Von der Verwaltung bekommen Sie meist mehrere Papiere. Für Ihren Mieter brauchen Sie vor allem eines davon.

Einzelabrechnung

Die Abrechnung für Ihre Wohnung. Sie zeigt jede Kostenart mit den Gesamtkosten des Hauses, dem Schlüssel, Ihrem Anteil und Ihrem Betrag. Das ist Ihre wichtigste Quelle.

Gesamtabrechnung

Die Einnahmen und Ausgaben der ganzen Gemeinschaft im Jahr. Sie hilft, wenn in der Einzelabrechnung die Gesamtkosten einer Position fehlen.

Wirtschaftsplan

Die Planung für das laufende oder nächste Jahr (§ 28 Abs. 1 WEG). Er legt Ihr künftiges Hausgeld fest. Für die Abrechnung des vergangenen Jahres zählt er nicht. Er hilft aber, die neue Vorauszahlung Ihres Mieters einzuschätzen.

Heizkostenabrechnung des Messdienstes

Der Messdienst ist die Firma, die Ihre Heizung abliest. Seine Abrechnung zeigt Ihren Anteil an Heizung und Warmwasser und oft die CO₂-Angaben des Hauses. Sie liegt der Hausgeldabrechnung meist bei oder ist in sie eingearbeitet.

Die Abrechnung wird erst mit dem Beschluss der Eigentümerversammlung verbindlich. Für Ihren Mieter rechnen Sie trotzdem mit den Zahlen der Einzelabrechnung. Warten Sie nicht auf die Versammlung, wenn die Frist knapp wird: Ihre Frist gegenüber dem Mieter läuft unabhängig davon.

Welche Zeilen Ihr Mieter zahlt

Ihr Mieter zahlt die Betriebskosten, die § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufzählt, wenn der Mietvertrag sie auf ihn umlegt. Nicht umlegbar sind Verwaltung und Instandhaltung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). In einer Hausgeldabrechnung sieht das typischerweise so aus:

Achten Sie auf gemischte Zeilen. Ein Hausmeister, der auch kleine Reparaturen erledigt, ist nur mit dem Anteil für die laufende Betreuung umlegbar (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Bei einem Aufzug mit Vollwartungsvertrag steckt im Preis ein Reparaturanteil, der bei Ihnen bleibt.

Die vollständige Liste aller 17 Kostenarten mit Beispielen steht unter Umlagefähige Nebenkosten.

Anteil am Haus (Miteigentums­anteile) einfach erklärt

Jeder Eigentumswohnung gehört ein Bruchteil des ganzen Hauses. Dieser Bruchteil heißt Miteigentumsanteil, kurz MEA. Er steht in der Teilungserklärung und im Grundbuch, meist in Tausendsteln.

Die Wohnung im Ahornweg 7 hat 112/1.000. Ihr gehören also 112 von 1.000 Teilen des Hauses. Von jeder Rechnung, die nach Anteilen verteilt wird, trägt sie 11,2 Prozent.

Der Anteil am Haus muss nicht zur Wohnfläche passen. Die Wohnung hat 68,5 von 640 m², das wären 10,7 Prozent statt 11,2 Prozent. Das ist normal, denn Anteile werden oft nach Lage und Ausstattung festgelegt. Für Ihren Mieter ist der Anteil am Haus trotzdem maßgeblich, wenn der Mietvertrag nichts anderes sagt.

Welche Verteilung für Ihren Mieter gilt

Seit Dezember 2020 regelt das Gesetz die vermietete Eigentumswohnung ausdrücklich:

„Ist Wohnungseigentum vermietet und haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten abweichend von Absatz 1 nach dem für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils geltenden Maßstab umzulegen. Widerspricht der Maßstab billigem Ermessen, ist nach Absatz 1 umzulegen.“

§ 556a Abs. 3 BGB

Für Sie heißt das:

• Steht im Mietvertrag kein eigener Schlüssel, gilt der Schlüssel der Gemeinschaft. Sie übernehmen den Betrag Ihrer Wohnung aus der Einzelabrechnung, Zeile für Zeile.
• Steht im Mietvertrag zum Beispiel „nach Wohnfläche“, gilt das. Dann rechnen Sie jede Position neu: Gesamtkosten × 68,5 ÷ 640 m².
• Wäre der Schlüssel der Gemeinschaft im Einzelfall grob ungerecht für Ihren Mieter, gilt die Wohnfläche. Das ist die Ausnahme.

Ändert die Gemeinschaft ihren Schlüssel, ändert er sich auch für Ihren Mieter, denn das Gesetz sagt „jeweils geltenden Maßstab“. Verbrauch, der gemessen wird, wird in jedem Fall nach Verbrauch verteilt, wie beim Wasser im Beispiel unten.

Grundsteuer: aus Ihrem eigenen Bescheid

Die Grundsteuer ist umlegbar (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Bei Eigentumswohnungen setzt das Finanzamt sie aber für jede Wohnung einzeln fest, und die Stadt schickt jedem Eigentümer einen eigenen Bescheid. Deshalb fehlt sie in vielen Hausgeldabrechnungen ganz.

Nehmen Sie den Jahresbetrag aus Ihrem Grundsteuerbescheid und ordnen Sie ihn direkt Ihrer Wohnung zu. Ein Schlüssel ist dafür nicht nötig. Führt Ihre Verwaltung die Grundsteuer ausnahmsweise mit auf, wie im Beispiel unten, übernehmen Sie sie von dort. Dann nicht noch einmal aus dem Bescheid, sonst steht sie doppelt in der Abrechnung.

Heizung, Warmwasser und CO₂: der Teil vom Messdienst

Die Heizkosten verteilt nicht die Verwaltung, sondern der Messdienst nach der Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizKV). In der Hausgeldabrechnung steht dann eine Zeile wie „Heiz- und Warmwasserkosten laut Abrechnung Messdienst“.

Übernehmen Sie Ihren Anteil für Heizung und Warmwasser aus der Abrechnung des Messdienstes. Im Beispiel sind das 742,15 € und 282,40 €. Als Gesamtkosten nennen Sie die Heizkosten des ganzen Hauses, hier 9.572,60 €. Mehr dazu unter Heizkostenverordnung.

Bei Gas, Öl oder Fernwärme kommt die CO₂-Aufteilung dazu. Dafür brauchen Sie zwei Angaben des Hauses: den CO₂-Ausstoß und die Wohnfläche. Im Beispiel sind das 21.420 kg und 640 m², also 33,5 kg pro m². Das ist Stufe 6 von 10, Sie tragen 50 Prozent der CO₂-Kosten.

Die CO₂-Kosten der Wohnung betragen 61,40 €. Ihr Anteil von 30,70 € wird Ihrem Mieter gutgeschrieben. Wie die Stufen funktionieren, zeigt der Rechner unter CO₂-Kosten aufteilen.

Ihr Ergebnis ist nicht das Ergebnis Ihres Mieters

Am Ende der Hausgeldabrechnung steht ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Das betrifft nur Sie und die Gemeinschaft. Es vergleicht Ihr gezahltes Hausgeld mit allen Kosten Ihrer Wohnung, einschließlich Verwaltung und Rücklage.

Ihr Mieter hat dagegen seine eigenen Vorauszahlungen gezahlt, in anderer Höhe. Sein Ergebnis müssen Sie deshalb neu ausrechnen. Im Beispiel liegen die beiden Ergebnisse weit auseinander:

Wer der Mieterin das Guthaben von 63,95 € auszahlt, statt 365,35 € nachzufordern, liegt um 429,30 € daneben. Umgekehrt kann eine Nachzahlung an die Gemeinschaft ein Guthaben für den Mieter bedeuten.

Beispiel: Ahornweg 7, Wohnung 3, Zeile für Zeile

Renate Vogt besitzt Wohnung 3 im Ahornweg 7 in Kassel: 68,5 m², 112 von 1.000 Anteilen, 9 Wohnungen im Haus. Sie vermietet an Petra Lindner, die 220,00 € Vorauszahlung im Monat zahlt. Der Mietvertrag legt die Betriebskosten auf die Mieterin um und nennt keinen eigenen Schlüssel. Die Hausgeldabrechnung 2025 der Verwaltung enthält diese Zeilen.

In der fertigen Abrechnung für die Mieterin steht jede dieser Zeilen mit den Gesamtkosten des Hauses, dem Schlüssel und seiner Erklärung. Das verlangt der Bundesgerichtshof (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Wie die vollständige Abrechnung aussieht, zeigt das Muster im Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

Weisen Sie außerdem die Arbeitskosten aus, die Ihr Mieter von der Steuer absetzen kann (§ 35a EStG). Im Beispiel sind das 746,30 €: Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Hausmeister mit 714,50 € sowie 31,80 € Arbeitsanteil des Schornsteinfegers. Viele Verwaltungen drucken diese Beträge schon in die Hausgeldabrechnung.