Frist für die Nebenkostenabrechnung

Die Regel

Das Gesetz regelt die Frist in einem Absatz. Die drei wichtigen Sätze lauten:

„Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“

§ 556 Abs. 3 Satz 1 bis 3 BGB

Daraus folgen zwei Regeln, die Sie kennen sollten.

• Der Zeitraum ist höchstens zwölf Monate lang. Meist ist es das Kalenderjahr. Ein anderer Zeitraum ist erlaubt, etwa 1. Juli bis 30. Juni. Länger als ein Jahr darf er nicht sein.
• Die Frist beginnt am Ende des Zeitraums. Sie endet am letzten Tag des zwölften Monats danach. Bis dahin muss die Abrechnung bei Ihrem Mieter sein.

Die Frist gilt für jede Wohnung, auch für eine vermietete Eigentumswohnung. Sie gilt auch, wenn Ihr Mieter inzwischen ausgezogen ist.

Fristrechner und Beispiele

Geben Sie den letzten Tag Ihres Abrechnungszeitraums ein. Der Rechner zeigt das Fristende und wie viele Tage Ihnen ab heute bleiben.

Es zählt die Ankunft, nicht der Poststempel

Das Gesetz sagt „mitzuteilen“. Gemeint ist: Die Abrechnung muss Ihren Mieter erreichen (Zugang). Das Datum auf der Abrechnung zählt nicht. Der Tag, an dem Sie den Brief einwerfen, zählt auch nicht.

Ein Brief ist zugegangen, wenn er im Briefkasten liegt und man ihn normalerweise lesen kann. Ein Brief, der am Abend des 31. Dezember eingeworfen wird, kommt deshalb oft zu spät. Geht ein Brief bei der Post verloren, trägt in der Regel der Vermieter das Risiko.

Eine Unterschrift braucht die Abrechnung nicht. Ein Brief oder eine E-Mail mit der Abrechnung als PDF reichen aus (Textform, § 126b BGB). Wichtig ist, dass Sie im Streit beweisen können, wann sie ankam.

Wie Sie den Zugang beweisen

• Persönlich übergeben. Lassen Sie sich auf einer Kopie mit Datum quittieren, dass Ihr Mieter die Abrechnung bekommen hat.
• Durch einen Boten. Eine zweite Person liest die Abrechnung, steckt sie in den Umschlag und wirft ihn ein. Sie schreibt Datum und Uhrzeit auf und unterschreibt. Das ist ein starker Nachweis.
• Einwurf-Einschreiben. Die Post bestätigt den Einwurf mit Datum. Sie bestätigt aber nicht, was im Umschlag war. Legen Sie eine Kopie der Abrechnung zu Ihren Unterlagen.
• Per E-Mail. Das geht, wenn Ihr Mieter diese Adresse für die Post mit Ihnen nutzt. Den Zugang beweist am besten eine Antwort Ihres Mieters. Bitten Sie in der E-Mail um eine kurze Bestätigung.

Ein Einschreiben mit Rückschein ist weniger sicher, als es klingt. Ist Ihr Mieter nicht da, liegt der Brief bei der Post, und zugegangen ist er erst, wenn er abgeholt wird.

Frist verpasst: die Folgen

Kommt die Abrechnung zu spät an, verlieren Sie die Nachzahlung. Das gilt für den ganzen Betrag, nicht nur für einen Teil. Ihr Mieter muss nichts nachzahlen, auch wenn die Kosten belegt und richtig verteilt sind.

Andersherum gilt das nicht. Ein Guthaben Ihres Mieters müssen Sie auch nach Fristende auszahlen. Die Frist schützt nur den Mieter.

Die Frist hält nur eine Abrechnung ein, die die Mindestangaben enthält: Gesamtkosten, Verteilung, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt davon etwas Wesentliches, zählt sie nicht als Abrechnung. Was hineingehört, steht in der Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen.

Wann eine Verspätung entschuldigt ist

Die Nachforderung bleibt erhalten, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Die Gerichte sind dabei streng. Sie müssen konkret zeigen, was Sie getan haben, um rechtzeitig abzurechnen.

Ein Bescheid kommt erst nach der Frist

Das typische Beispiel ist die Grundsteuer. Setzt das Finanzamt sie rückwirkend höher fest, konnten Sie das nicht früher wissen. Dann dürfen Sie den Betrag noch verlangen. Sie müssen aber zügig handeln: in der Regel innerhalb von drei Monaten, nachdem der Bescheid bei Ihnen ankam (BGH, Urteil vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05). Wer länger wartet, verliert die Forderung trotzdem.

Die Verwaltung rechnet spät ab

Viele Wohnungseigentümer warten auf die Hausgeldabrechnung ihrer Verwaltung. Das schützt nicht. Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Auch der Vermieter einer Eigentumswohnung muss innerhalb der Frist abrechnen, selbst wenn die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15).

Die Verspätung der Verwaltung wird Ihnen zwar nicht automatisch angelastet. Sie müssen aber darlegen, was Sie selbst unternommen haben. Das heißt praktisch:

• Fragen Sie im Frühjahr schriftlich nach, wann die Hausgeldabrechnung kommt.
• Kommt sie bis zum Herbst nicht, bitten Sie schriftlich um die Rechnungen und Bescheide (Belege) oder um einen Entwurf.
• Rechnen Sie notfalls mit diesen Unterlagen selbst ab, ohne auf den Beschluss zu warten.

Teilabrechnung: erlaubt, aber keine Pflicht

Sie müssen nicht in Teilen abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Fehlt nur ein einzelner Beleg, ist es trotzdem klug, alles andere rechtzeitig abzurechnen. Schreiben Sie dazu, welche Position noch fehlt und warum. Die fehlende Position rechnen Sie ab, sobald der Beleg da ist.

Fehler nach Fristende

Bis zum Fristende dürfen Sie eine Abrechnung jederzeit berichtigen. Schicken Sie dann eine neue, vollständige Abrechnung und schreiben Sie dazu, dass sie die alte ersetzt.

Nach Fristende wird es einseitig. Fehler zugunsten Ihres Mieters können Sie weiter korrigieren, und Ihr Mieter kann sie innerhalb seiner eigenen Frist rügen. Fehler zu Ihren Lasten können Sie nicht mehr nachholen: Eine höhere Nachzahlung als die rechtzeitig zugegangene dürfen Sie dann nicht mehr verlangen. Vergessen Sie etwa die Gartenpflege, bleibt sie bei Ihnen.

Fristende am Wochenende oder Feiertag

Nach § 193 BGB verschiebt sich das Ende mancher Fristen auf den nächsten Werktag, wenn es auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt. Ob das auch für die Abrechnungsfrist gilt, ist unter Gerichten und in der Fachliteratur umstritten. Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs dazu kennen wir nicht.

Das wird zum Beispiel für das Abrechnungsjahr 2027 wichtig. Die Frist endet am Sonntag, 31. Dezember 2028. Der nächste Werktag ist Dienstag, 2. Januar 2029. Verlassen Sie sich nicht darauf. Planen Sie immer mit dem 31. Dezember, besser mit einigen Tagen Abstand.

Die Frist Ihres Mieters

Auch Ihr Mieter hat eine Frist. Einwände gegen die Abrechnung muss er Ihnen spätestens zwölf Monate nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er sich in der Regel nicht mehr darauf berufen, außer er hatte die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6).

Bekommt Frau Lindner die Abrechnung am 20. November 2026, hat sie bis zum 20. November 2027 Zeit. Auch deshalb lohnt es sich, den Tag des Zugangs festzuhalten. Wie Mieter eine Abrechnung prüfen, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen.

So schaffen Sie es rechtzeitig

Für eine Eigentumswohnung mit Kalenderjahr als Zeitraum hat sich dieser Ablauf bewährt.

1. Januar bis März: Notieren Sie, welche Unterlagen Sie erwarten. Das sind die Hausgeldabrechnung, der Grundsteuerbescheid und Rechnungen, die nicht über die Verwaltung laufen.
2. Sobald die Hausgeldabrechnung da ist: Erstellen Sie die Abrechnung innerhalb von vier Wochen. Was umgelegt werden darf, erklärt der Ratgeber Hausgeldabrechnung umrechnen.
3. Spätestens Ende September: Fehlt die Hausgeldabrechnung dann noch, fragen Sie schriftlich bei der Verwaltung nach und bewahren Sie die Nachricht auf.
4. Mit der Abrechnung: Passen Sie die monatliche Vorauszahlung an, wenn die Kosten deutlich gestiegen oder gesunken sind. So geht es: Vorauszahlung anpassen.
5. Beim Verschicken: Wählen Sie einen Weg, mit dem Sie den Zugang beweisen können, und notieren Sie das Datum.

Nebenklar zeigt Ihnen bei jeder Abrechnung das Fristende und die verbleibenden Tage. Drei Monate und einen Monat vor Fristende erinnern wir Sie per E-Mail, solange die Abrechnung noch nicht verschickt ist. Nach dem Versand tragen Sie ein, wann Ihr Mieter die Abrechnung bekommen hat. So haben Sie das Datum, falls es einmal darauf ankommt.

Welche Prüfungen Nebenklar vor dem Versand macht, sehen Sie auf der Startseite. Die Frist ist eine davon.