Nebenkostenabrechnung prüfen: so finden Sie Fehler

Die Checkliste

Legen Sie Ihre Abrechnung und Ihren Mietvertrag nebeneinander. Gehen Sie diese zehn Fragen der Reihe nach durch.

1. Kam die Abrechnung rechtzeitig bei Ihnen an?
2. Umfasst sie höchstens zwölf Monate?
3. Stehen bei jeder Position die Gesamtkosten und die Verteilung?
4. Steht jede Kostenart auch in Ihrem Mietvertrag?
5. Sind Kosten dabei, die nie umgelegt werden dürfen?
6. Wird noch Kabelfernsehen nach dem 30. Juni 2024 berechnet?
7. Sind die Heizkosten überwiegend nach Verbrauch verteilt?
8. Ist die Aufteilung der CO₂-Kosten angegeben?
9. Stimmen die abgezogenen Vorauszahlungen mit dem überein, was Sie gezahlt haben?
10. Ist richtig gerechnet, und sind die Kosten insgesamt plausibel?

Für jede Frage steht unten, worauf Sie achten müssen und was Sie tun können.

Frist und Zeitraum

Ihr Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 bei Ihnen sein. Es zählt der Tag, an dem sie in Ihrem Briefkasten oder Postfach ankam.

Kam sie zu spät, müssen Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht leisten. Das gilt nur dann nicht, wenn Ihr Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (Satz 3). Ein Guthaben bekommen Sie trotzdem. Bewahren Sie deshalb den Umschlag oder die E-Mail mit Datum auf.

Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag und kam die Abrechnung am nächsten Werktag, ist die Lage unklar. Ob sich die Frist dann verschiebt (§ 193 BGB), ist umstritten. Mehr dazu im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate lang sein (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Meist ist es das Kalenderjahr. Ein Zeitraum von 18 Monaten ist ein Fehler.

Pflichtangaben

Eine Abrechnung muss so aufgebaut sein, dass Sie sie ohne Hilfe nachrechnen können. Nach dem Bundesgerichtshof gehören mindestens vier Dinge hinein (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15):

1. Die Gesamtkosten jeder Position, also was das ganze Haus bezahlt hat.
2. Die Verteilung (Verteilerschlüssel), etwa nach Wohnfläche, und eine Erklärung, wenn sie nicht von selbst verständlich ist.
3. Die Berechnung Ihres Anteils, zum Beispiel 71,40 m² von 586,00 m².
4. Der Abzug Ihrer Vorauszahlungen.

Fehlt eine dieser Angaben für eine Position, ist die Abrechnung dort nicht nachprüfbar. Steht etwa nur „Schlüssel 3“ ohne Erklärung, dürfen Sie nachfragen und die Position beanstanden.

Erlaubte Positionen

Was im Mietvertrag steht

Sie zahlen nur die Kostenarten, die Ihr Mietvertrag nennt. Oft verweist er auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dann sind die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV gemeint. Eine Übersicht in Alltagssprache finden Sie unter Umlagefähige Nebenkosten.

Eine Besonderheit ist Nr. 17, die „sonstigen Betriebskosten“. Sie dürfen nur abgerechnet werden, wenn der Mietvertrag sie einzeln benennt, etwa „Dachrinnenreinigung“ oder „Wartung der Rauchmelder“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV; BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03). Ein bloßes „Sonstiges“ in der Abrechnung reicht nicht.

Was nie umgelegt werden darf

Einige Kosten sind keine Betriebskosten. Sie bleiben immer beim Vermieter, egal was im Mietvertrag steht.

• Verwaltung: Hausverwaltung, Verwaltervergütung, Porto, Steuerberatung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
• Bank- und Kontoführungsgebühren gehören ebenfalls zur Verwaltung.
• Reparaturen und Instandhaltung: eine neue Heizungspumpe, ein Schloss, Malerarbeiten im Treppenhaus (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
• Rücklage: Bei Eigentumswohnungen die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.

Achten Sie auf Sammelpositionen. Beim Hausmeister zum Beispiel sind nur Arbeiten wie Pflege und Kontrolle umlegbar. Reparaturen und Verwaltungsarbeit des Hausmeisters gehören nicht hinein.

Kabelfernsehen seit Juli 2024

Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Gebühren für Kabelfernsehen nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden (§ 2 Nr. 15 BetrKV). In einer Abrechnung für 2024 sind sie nur noch für Januar bis Juni erlaubt. Ab 2025 dürfen sie gar nicht mehr auftauchen. Umlegbar bleibt nur der Strom für eine Verteilanlage im Haus.

Heizkosten und CO₂

Hat Ihr Haus eine Zentralheizung, müssen 50 bis 70 % der Heizkosten nach Ihrem Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1 HeizKV). Der Rest wird meist nach Wohnfläche verteilt. Ist gar nicht nach Verbrauch abgerechnet, dürfen Sie Ihren Anteil an den Heizkosten um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizKV). Anders kann es nur in einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen sein, in dem der Vermieter selbst wohnt (§ 2 HeizKV).

Für Abrechnungszeiträume ab 2023 werden die CO₂-Kosten für Brennstoffe wie Gas und Heizöl zwischen Mieter und Vermieter geteilt. Je schlechter das Haus gedämmt ist, desto mehr trägt der Vermieter. Die Abrechnung muss die Aufteilung ausweisen. Fehlt sie, dürfen Sie Ihren Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Wie die Aufteilung funktioniert, erklärt der Ratgeber CO₂-Kosten aufteilen.

Die Heizkosten stehen oft auf einer eigenen Abrechnung des Messdienstes (die Firma, die Ihre Heizung abliest). Der Betrag dort muss genau mit der Zeile in der Nebenkostenabrechnung übereinstimmen.

Vorauszahlungen und Rechnung

Abgezogen werden müssen die Vorauszahlungen, die Sie tatsächlich gezahlt haben. Rechnen Sie nach: Zwölf Monate mal Ihr monatlicher Betrag. Hat sich der Betrag im Jahr geändert, rechnen Sie beide Zeiträume getrennt. Ihre Kontoauszüge sind der Beleg.

Prüfen Sie danach die Rechenschritte. Ihr Anteil muss zur Verteilung passen. Die Summe Ihrer Anteile muss stimmen. Die Nachzahlung oder das Guthaben ist die Summe minus Ihre Vorauszahlungen. Ein Taschenrechner genügt.

Sind die Kosten plausibel?

Ihr Vermieter muss wirtschaftlich handeln (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Er darf also keine überhöhten Preise bezahlen und an Sie weitergeben. Ob Kosten zu hoch sind, lässt sich nur im Vergleich sagen.

Eine gute Vergleichszahl ist der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes. Für das Abrechnungsjahr 2024 nennt er im Durchschnitt 2,67 € pro Quadratmeter und Monat, Heizung und Warmwasser eingerechnet. Fallen alle denkbaren Kostenarten an, kommt er auf bis zu 3,68 €.

So rechnen Sie Ihren Wert aus: Ihre Kosten vor Abzug der Vorauszahlungen ÷ Ihre Wohnfläche ÷ 12. Liegt Ihr Wert deutlich darüber, ist das noch kein Fehler. Es ist aber ein guter Grund, sich die Belege anzusehen. Auffällig sind vor allem einzelne Positionen, die stark vom Vorjahr abweichen.

Beispiel: eine Abrechnung mit drei Fehlern

Belege ansehen

Sie dürfen die Rechnungen und Bescheide sehen, die hinter der Abrechnung stehen. Seit 2025 steht das ausdrücklich im Gesetz: Der Vermieter muss Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege geben. Er darf sie auch elektronisch bereitstellen, etwa als PDF (§ 556 Abs. 4 BGB).

Bei verbrauchsabhängigen Heizkosten dürfen Sie auch die Ablesewerte der anderen Wohnungen sehen. Einen besonderen Grund müssen Sie dafür nicht nennen. Solange Ihr Vermieter Ihnen die Belege zu Unrecht nicht zeigt, müssen Sie eine Nachzahlung nicht leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Bitten Sie um die Belege, bevor Sie sich auf einen Betrag festlegen. Oft klärt sich eine auffällige Position damit schon.

Einwände erheben

Einwände gegen die Abrechnung müssen Ihren Vermieter spätestens zwölf Monate nach Erhalt erreichen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach können Sie sie in der Regel nicht mehr geltend machen (Satz 6). Auch wenn Sie die Nachzahlung schon überwiesen haben, können Sie innerhalb dieser Frist noch widersprechen.

So schreiben Sie Ihren Einwand

• Schreiben Sie per Brief oder E-Mail. Das Gesetz verlangt keine Form, aber so können Sie später beweisen, was Sie wann geschrieben haben.
• Nennen Sie jede Position einzeln, mit Betrag und Grund. „Die Abrechnung stimmt nicht“ genügt nicht.
• Bitten Sie im selben Schreiben um Einsicht in die Belege.
• Bewahren Sie eine Kopie und den Versandnachweis auf.

„Sehr geehrter Herr Mustermann, gegen die Betriebskostenabrechnung 2024 vom 15.11.2025, bei mir eingegangen am 20.11.2025, erhebe ich folgende Einwände: Die Verwaltungskosten (350,91 €) und die Reparatur der Heizungspumpe (78,30 €) sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Die Kabelgebühren sind seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlegbar; bitte streichen Sie den Anteil ab diesem Tag (72,55 €). Die Nachzahlung beträgt damit 95,25 €. Ich bitte außerdem um Einsicht in die Belege. Mit freundlichen Grüßen, Lea Probemieterin“

Zahlen oder zurückhalten?

Zahlen Sie den Betrag, den Sie für richtig halten, im Beispiel 95,25 €. Für den Rest begründen Sie schriftlich, warum Sie ihn nicht zahlen. Halten Sie nicht die Miete selbst zurück, und kürzen Sie nur, was Sie belegen können. Wenn viel Geld im Spiel ist, lassen Sie sich vorher von einem Mieterverein beraten.

Mit dem Mieter-Check laden Sie Ihre Abrechnung als PDF oder Foto hoch. Sie sehen jeden Fund mit Begründung und bekommen auf Wunsch einen fertigen Brief an Ihren Vermieter, mit Einwänden und der Bitte um Belege. Der Check ist kostenlos und ohne Konto. Welche Prüfungen dahinterstehen, sehen Sie auf der Startseite.