Umlagefähige Nebenkosten: die 17 Kostenarten

Wann Ihr Mieter Nebenkosten zahlt

Nebenkosten heißen im Gesetz Betriebskosten. Das sind die Kosten, die Ihnen als Eigentümer durch das Haus und seinen Gebrauch laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 Satz 2 BGB, § 1 Abs. 1 BetrKV). Laufend heißt: regelmäßig wiederkehrend, nicht einmalig.

Ohne Vereinbarung zahlt Ihr Mieter keine Nebenkosten, sie sind dann mit der Miete abgegolten. Der Mietvertrag muss also sagen, dass der Mieter die Betriebskosten trägt (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Eine lange Aufzählung braucht es dafür nicht.

Der Satz „Der Mieter trägt die Betriebskosten“ genügt, auch in einem Formularvertrag. Damit sind alle Kostenarten der Betriebskostenverordnung vereinbart (BGH, Urteil vom 10.02.2016, VIII ZR 137/15). Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung reicht ebenso. Eine Ausnahme gilt nur für die sonstigen Betriebskosten nach Nr. 17, dazu unten mehr.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Mietvertrag Vorauszahlungen oder eine Pauschale vorsieht (§ 556 Abs. 2 BGB). Über Vorauszahlungen rechnen Sie jedes Jahr ab. Eine Pauschale ist ein fester Betrag, über den Sie nicht abrechnen und den Sie nicht nachfordern können.

Die 17 Kostenarten der Betriebs­kosten­verordnung

Die folgende Liste ist dieselbe, mit der Nebenklar jede Zeile Ihrer Unterlagen einordnet. Zu jeder Nummer stehen der Name in der Verordnung, eine Erklärung in Alltagssprache, Beispiele und typische Fehlbuchungen.

Die Nummern 4 bis 6 haben eine Besonderheit. Heizung und Warmwasser verteilen Sie nicht frei, sondern nach der Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch (§ 7 Abs. 1 HeizKV). Wie das geht, steht im Ratgeber Heizkostenverordnung.

Position nachschlagen

In Rechnungen und Hausgeldabrechnungen heißen die Kosten selten so wie in der Verordnung. Aus „Hausmeisterservice“ wird Nr. 14, aus „Kanalgebühr“ Nr. 3. Tippen Sie die Bezeichnung aus Ihren Unterlagen ein.

Nr. 17: sonstige Betriebskosten

Nr. 17 ist ein Auffangbecken für laufende Kosten, die in Nr. 1 bis 16 nicht vorkommen. Typisch sind die Wartung von Rauchwarnmeldern, die Dachrinnenreinigung oder die Prüfung von Feuerlöschern.

Hier reicht der allgemeine Satz im Mietvertrag nicht. Jede sonstige Betriebskostenart muss im Mietvertrag einzeln genannt sein, sonst zahlt Ihr Mieter sie nicht (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03). „Sonstige Betriebskosten“ ohne nähere Angabe genügt nicht.

Auch ein genannter Posten muss zu den Betriebskosten gehören. Die Miete für Rauchwarnmelder zum Beispiel zahlt Ihr Mieter nicht, weil sie wie ein Kauf der Geräte zu behandeln ist (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20). Die Wartung der Melder kann dagegen umlegbar sein, wenn sie im Vertrag steht.

Kabelfernsehen und Glasfaser

Bis Ende Juni 2024 durften Vermieter die Gebühren für den Kabelanschluss über die Nebenkosten abrechnen. Seit dem 1. Juli 2024 geht das nicht mehr (§ 2 Nr. 15 Buchst. a und b BetrKV, „bis zum 30. Juni 2024“). Ihr Mieter schließt seinen Fernsehvertrag jetzt selbst ab.

Umlegbar bleibt der Betriebsstrom einer Gemeinschaftsantenne oder Verteilanlage und die regelmäßige Prüfung einer Gemeinschaftsantenne. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, gelten Nr. 15 a und b gar nicht mehr (letzter Satz von § 2 BetrKV).

Neu ist Nr. 15 c: Für eine Glasfaser-Verteilanlage im Haus darf ein Bereitstellungsentgelt nach § 72 TKG umgelegt werden, wenn Ihr Mieter seinen Anbieter frei wählen kann. Er zahlt es nur, wenn die Maßnahme wirtschaftlich umgesetzt wurde (§ 556 Abs. 3a BGB).

Wirtschaftlich handeln

Auch umlegbare Kosten dürfen nicht beliebig hoch sein. Bei der Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 BGB). Sie müssen nicht den billigsten Anbieter nehmen, aber ein vernünftiges Verhältnis von Kosten und Nutzen wahren.

Zwei Punkte führen in der Praxis oft zu Rückfragen:

• Doppelte Posten beim Hausmeister. Erledigt der Hausmeister die Reinigung oder Gartenarbeit selbst, dürfen diese Arbeiten nicht zusätzlich unter Nr. 9 oder Nr. 10 erscheinen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).
• Kosten, die deutlich über dem Üblichen liegen. Der Deutsche Mieterbund veröffentlicht dafür einen Betriebskostenspiegel. Für das Abrechnungsjahr 2024 lag der Durchschnitt bei 2,67 € pro m² und Monat, Heizung und Warmwasser eingeschlossen. Höhere Kosten sind nicht verboten, Ihr Mieter fragt aber eher nach.

Bei einer Eigentumswohnung entscheidet die Gemeinschaft über Verträge und Anbieter, nicht Sie allein. Fällt Ihnen ein teurer Vertrag auf, sprechen Sie ihn in der Eigentümerversammlung an.

Mieten, kaufen, reparieren: häufige Grenzfälle

Die meisten Zweifel entstehen an derselben Stelle: Ist das ein laufender Betrieb oder eine Anschaffung oder Reparatur? Die Verordnung beantwortet das oft selbst.

• Wasserzähler und Heizkostenverteiler: Die Miete für die Geräte ist umlegbar, weil die Verordnung sie ausdrücklich nennt (§ 2 Nr. 2 und Nr. 4 Buchst. a BetrKV). Der Kauf neuer Zähler ist es nicht.
• Wartung oder Reparatur: Die regelmäßige Prüfung, ob eine Anlage sicher läuft, ist umlegbar, etwa bei Heizung oder Aufzug. Der Austausch eines defekten Teils ist Instandsetzung und bleibt bei Ihnen.
• Gartenpflege: Neue Pflanzen als Ersatz für eingegangene und frischer Sand für den Spielplatz gehören dazu (§ 2 Nr. 10 BetrKV). Die erstmalige Anlage eines Gartens nicht.
• Schornsteinfeger und Immissionsmessung: Die Messung an der Heizung gehört zu Nr. 4, die Kehrgebühren zu Nr. 12. Stehen die Kosten schon bei der Heizung, dürfen sie unter Nr. 12 nicht noch einmal auftauchen.
• Grundsteuer: Sie bleibt auch nach der Grundsteuerreform umlegbar. Steigt sie, steigt der Anteil Ihres Mieters mit.
• Versicherungen: Gebäude- und Haftpflichtversicherung für das Haus sind umlegbar. Eine Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung schützt nur Sie und bleibt bei Ihnen.

Was nicht umgelegt werden darf

§ 1 Abs. 2 BetrKV schließt zwei Gruppen ausdrücklich aus: Verwaltungskosten (Nr. 1) sowie Instandhaltung und Instandsetzung (Nr. 2). Dazu kommen Kosten, die gar keine laufenden Kosten des Hauses sind. Diese Posten bleiben bei Ihnen:

Verwaltungskosten

Kosten der Hausverwaltung, des WEG-Verwalters, der Buchhaltung und der eigenen Verwaltungsarbeit des Vermieters dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden. (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)

Instandhaltung / Reparaturen

Reparaturen und Instandhaltung (Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung, Witterung) trägt der Vermieter. (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)

Erhaltungsrücklage (Instandhaltungsrücklage)

Zahlungen in die Rücklage der Eigentümergemeinschaft sind Vermögen des Eigentümers, keine Betriebskosten. (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG)

Bank- und Kontoführungsgebühren

Kontoführungs- und Bankgebühren gehören zu den Verwaltungskosten. (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)

Finanzierungskosten

Zinsen und Tilgung für Kredite sind keine Betriebskosten. (§ 556 Abs. 1 BGB, § 1 BetrKV)

Anschaffungen

Einmalige Anschaffungen (z. B. neue Rauchmelder, Mülltonnen, Geräte) sind keine laufenden Kosten. Auch die Miete für Rauchwarnmelder ersetzt nur die Anschaffung und ist nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 11.05.2022 – VIII ZR 379/20); die Wartung der Rauchwarnmelder dagegen schon. (§ 1 Abs. 1 BetrKV (laufend entstehende Kosten); BGH VIII ZR 379/20)

Kabel-TV-Gebühren ab 01.07.2024

Seit dem 01.07.2024 dürfen Kabelfernsehgebühren (Nutzungsentgelt, Urheberrechtsgebühren, Breitband-Grundgebühren) nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden (Ende des Nebenkostenprivilegs). (§ 2 Nr. 15 Buchst. a und b BetrKV i. d. F. des TKModG, § 230 Abs. 4 TKG)

Nicht umlagefähige Versicherungen

Mietausfall-, Rechtsschutz-, Hausrat- und Reparaturversicherungen schützen den Vermieter persönlich und sind nicht umlagefähig. (§ 2 Nr. 13 BetrKV)

Leerstandskosten

Kosten für leerstehende Wohnungen trägt der Vermieter, sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. (BGH, Urteil vom 31.05.2006 – VIII ZR 159/05)

Eigennutzung / private Kosten des Vermieters

Kosten, die nur die selbst genutzte Wohnung oder private Zwecke des Vermieters betreffen. (§ 556 Abs. 1 BGB)

In Hausgeldabrechnungen stehen diese Posten meist mitten zwischen den umlegbaren. Typisch sind Verwaltervergütung, Kontoführung, Reparaturen und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Welche Zeile wohin gehört, zeigt der Ratgeber Hausgeldabrechnung umrechnen an einem vollständigen Beispiel.

Wie die Kosten verteilt werden

Umlegbar heißt noch nicht, dass Ihr Mieter alles zahlt. Er zahlt den Anteil seiner Wohnung. Ohne Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt, gemessener Verbrauch nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB).

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt der Schlüssel der Gemeinschaft, oft der Anteil am Haus (Miteigentumsanteile), wenn der Mietvertrag nichts anderes sagt (§ 556a Abs. 3 BGB). Leerstand geht immer zu Ihren Lasten (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05).

Wie Sie die Verteilung in der Abrechnung angeben und erklären, steht Schritt für Schritt unter Nebenkostenabrechnung erstellen. Wenn Sie Mieter sind und eine Abrechnung prüfen wollen, hilft der Mieter-Check. Einen Überblick über unsere Prüfungen finden Sie auf der Startseite.