Datenschutz­erklärung

Stand: Oktober 2026

Hier steht, welche personenbezogenen Daten Nebenklar verarbeitet, wofür, bei wem sie liegen und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für die Website nebenklar.de, die Web-App und die iPhone-App von Nebenklar.

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen. Bei allen Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns einfach an die E-Mail-Adresse oben.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Wir verkaufen keine Daten und zeigen keine Werbung.
• Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein und keine Cookies, die eine Einwilligung brauchen. Schriften laden wir von unserem eigenen Server, nicht von Google.
• Ihre Unterlagen und Angaben liegen bei unserem Datenbankanbieter Convex auf Servern in der EU (Irland). Zum Lesen der Dokumente nutzen wir ein Sprachmodell von OpenAI. Wo Daten in die USA gelangen können, sind sie durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Für die Daten Ihrer Mieter sind Sie als Vermieter verantwortlich. Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag, nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Sie können Ihr Konto mit allen Daten jederzeit selbst löschen, unter „Konto und Einstellungen“.

3. Besuch der Website

Wenn Sie nebenklar.de aufrufen, schickt Ihr Browser technisch notwendige Daten an unseren Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die Seite, von der Sie kommen, sowie Browser und Betriebssystem. Daraus entstehen Protokolle (Server-Logs). Wir brauchen sie, um die Website auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Wir werten sie nicht für andere Zwecke aus und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Gehostet wird die Website bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel liefert die Seiten über Rechenzentren in vielen Ländern aus und kann dabei Daten in die USA übertragen. Vercel ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) zertifiziert. Für die USA gilt damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Die Protokolle speichert Vercel nur so lange, wie es für Betrieb und Sicherheit nötig ist.

4. Cookies und Speicher im Browser

Die öffentlichen Seiten (Startseite, Ratgeber, Rechtliches) setzen keine Cookies. Die Rechner in den Ratgebern laufen nur in Ihrem Browser. Was Sie dort eingeben, wird nicht an uns übertragen.

Wenn Sie sich anmelden, setzen wir zwei Cookies, die Sie angemeldet halten: __convexAuthJWT und __convexAuthRefreshToken. Sie gelten höchstens 90 Tage oder bis Sie sich abmelden. Ohne sie funktioniert die Anmeldung nicht. Diese Cookies sind unbedingt erforderlich, damit wir Ihnen den gewünschten Dienst zur Verfügung stellen können. Eine Einwilligung brauchen sie deshalb nicht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Verarbeitung der Anmeldedaten stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Konto und Anmeldung

Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Wir schicken Ihnen einen sechsstelligen Code, ein Passwort gibt es nicht. Dafür speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Anmeldung. Im Konto können Sie Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Bankverbindung (IBAN) eintragen. Diese Angaben erscheinen als Absender auf Ihren Abrechnungen.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die E-Mails mit dem Code verschicken wir über Resend (siehe Abschnitt 12).

6. Ihre Abrechnungen

Für eine Abrechnung verarbeiten wir, was Sie hochladen oder eingeben:

• Angaben zur Wohnung oder zum Haus: Anschrift, Wohnfläche, Miteigentumsanteile, Heizung
• Ihre Unterlagen: Hausgeldabrechnung, Heizkostenabrechnung, Grundsteuerbescheid und andere Belege, als PDF oder Foto
• Die Positionen, Beträge und Verteilungen, die wir daraus lesen, und Ihre Änderungen daran
• Angaben zu Ihren Mietern (siehe Abschnitt 8)
• Die berechneten Ergebnisse und die erstellten PDF-Dokumente

Wir brauchen diese Daten, um Ihre Abrechnung zu erstellen, zu speichern und Ihnen im nächsten Jahr Arbeit abzunehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gespeichert und verarbeitet werden sie bei Convex, Inc., 444 DeHaro Street, Suite 218, San Francisco, CA 94107, USA, auf Servern von Amazon Web Services in der EU (Region eu-west-1, Irland). Convex verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Weil Convex ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist, kann es im Einzelfall Zugriff aus den USA geben, etwa durch den technischen Support. Dafür gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

7. Lesen Ihrer Dokumente

Damit Sie Ihre Hausgeldabrechnung nicht abtippen müssen, liest ein Sprachmodell von OpenAI die Dokumente: Bezeichnungen, Beträge, Verteilungen und Zeiträume. Dazu übermitteln wir die Seiten Ihres Dokuments an die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI. Das Sprachmodell rechnet nichts und entscheidet nichts. Alle Beträge rechnet Nebenklar mit festen Regeln, und Sie prüfen jede Zeile, bevor Sie etwas verschicken. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, als unser Auftragsverarbeiter. Verarbeitet werden die Daten auch durch OpenAI OpCo, LLC und weitere Unternehmen des OpenAI-Konzerns in den USA. Diese Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

• OpenAI nutzt Daten aus der API nicht, um seine Modelle zu trainieren.
• Wir haben das Speichern der Antworten bei OpenAI abgeschaltet.
• OpenAI bewahrt Protokolle der Anfragen zur Erkennung von Missbrauch bis zu 30 Tage auf und löscht sie danach, sofern kein Gesetz eine längere Aufbewahrung verlangt.

Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Daten Ihrer Mieter in den Dokumenten gilt zusätzlich Abschnitt 8.

8. Daten Ihrer Mieter

In einer Abrechnung stehen Daten Ihrer Mieter: Namen, Anschrift der Wohnung, Einzugs- und Auszugsdatum, Zahl der Personen, Vorauszahlungen, Verbrauchswerte und, wenn Sie die Abrechnung per E-Mail schicken, die E-Mail-Adresse.

Für diese Daten sind Sie als Vermieter verantwortlich. Sie verarbeiten sie, um Ihre Pflicht zur Abrechnung nach § 556 BGB zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO), mit den Dienstleistern aus Abschnitt 12 als Unterauftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie mit den Nutzungsbedingungen abschließen.

Bitte geben Sie nur ein, was für die Abrechnung nötig ist. Ihre Mieter über die Verarbeitung zu informieren (Art. 13 und 14 DSGVO), ist Ihre Aufgabe als Vermieter. Wenden sich Mieter mit einer Anfrage zu ihren Daten an uns, leiten wir sie an Sie weiter.

9. Versand, Mieter-Link und Erinnerungen

Versand per E-Mail

Wenn Sie die Abrechnung aus Nebenklar per E-Mail verschicken, geht sie über Resend an die E-Mail-Adresse Ihres Mieters. Absender ist Ihr Name „über Nebenklar“, Antworten gehen direkt an Sie. Wir speichern, wann die E-Mail verschickt wurde, damit Sie es belegen können.

Abrechnung zum Antippen

Auf Wunsch erstellen wir für Ihren Mieter eine Webseite mit seiner Abrechnung. Sie ist nur über einen langen, zufälligen Link erreichbar und für Suchmaschinen gesperrt. Wenn Ihr Mieter die Seite öffnet, zählen wir die Aufrufe und speichern den Zeitpunkt des letzten Aufrufs, damit Sie sehen, ob die Abrechnung angekommen ist. Eine IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Sie können den Link jederzeit sperren.

Erinnerung an die Frist

Drei Monate und einen Monat vor Ablauf Ihrer Abrechnungsfrist schicken wir Ihnen eine Erinnerung per E-Mail. Das gehört zu unserem Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Mieter-Check

Mit dem Mieter-Check prüfen Mieter ihre Nebenkostenabrechnung, auch ohne Konto. Dafür verarbeiten wir die hochgeladene Abrechnung, Ihre Antworten auf unsere Fragen (zum Beispiel wann die Abrechnung angekommen ist) und, wenn Sie den Einspruchsbrief nutzen, die Angaben für den Brief. Die Prüfung ist unter einem langen, zufälligen Link gespeichert, den nur Sie kennen.

Die Abrechnung wird wie in Abschnitt 7 beschrieben von OpenAI gelesen und bei Convex gespeichert. In Ihrer Abrechnung stehen meist auch Daten Ihres Vermieters. Wir verarbeiten sie nur, um die Abrechnung für Sie zu prüfen. Rechtsgrundlage ist der Nutzungsvertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Daten des Vermieters unser und Ihr berechtigtes Interesse an der Prüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können die Prüfung jederzeit löschen. Ohne Konto löschen wir sie automatisch 90 Tage nach der letzten Aktivität.

11. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser Postfach liegt bei Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Google Workspace).

12. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Wir geben Daten nur an Dienstleister, die wir für Nebenklar brauchen. Alle arbeiten als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen.

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln schicken wir Ihnen auf Anfrage. Behörden oder andere Dritte bekommen Daten nur, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.

13. Wie lange wir Daten speichern

• Ihr Konto, Ihre Unterlagen und Abrechnungen speichern wir, bis Sie sie löschen. Hochgeladene Dokumente können Sie einzeln löschen, das ganze Konto mit allen Abrechnungen unter „Konto und Einstellungen“.
• Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir sofort alle zugehörigen Daten aus unserer Datenbank, auch die Dokumente und die Mieter-Links.
• Einen Mieter-Check ohne Konto löschen wir automatisch 90 Tage nach der letzten Aktivität, früher, wenn Sie ihn selbst löschen. Haben Sie den Check Ihrem Konto zugeordnet, bleibt er dort, bis Sie ihn oder das Konto löschen.
• Anmeldecodes verfallen nach kurzer Zeit. Die Anmelde-Cookies gelten höchstens 90 Tage.
• Bei OpenAI werden Protokolle bis zu 30 Tage aufbewahrt (Abschnitt 7).
• E-Mails an uns löschen wir, wenn die Sache erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

14. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht,

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu bekommen (Art. 15 DSGVO),
• falsche Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
• Ihre Daten löschen zu lassen (Art. 17 DSGVO),
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO),
• Ihre Daten in einem gängigen Format zu bekommen (Art. 20 DSGVO),
• einer Verarbeitung zu widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 21 DSGVO).

Schreiben Sie uns dafür an hello@finally-founding.com. Vieles können Sie auch direkt in der App erledigen, zum Beispiel Angaben ändern oder alles löschen.

15. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

16. Sonstiges

Sie müssen uns keine Daten geben. Ohne E-Mail-Adresse können Sie aber kein Konto anlegen, und ohne Ihre Unterlagen können wir keine Abrechnung erstellen. Den Mieter-Check und die Ratgeber können Sie ohne Konto nutzen.

Wenn sich Nebenklar ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung, die hier steht. Weitere Angaben zu uns finden Sie im Impressum.