Haushaltsnahe Dienstleistungen in der Nebenkostenabrechnung

Was der Steuerbonus bringt

Der Steuerbonus senkt nicht das Einkommen, sondern die Steuer selbst. Wer 100 € Arbeitskosten nachweist, zahlt 20 € weniger Einkommensteuer. Das Gesetz unterscheidet zwei Töpfe:

Die Höchstbeträge gelten pro Jahr und Haushalt, für alle Ausgaben zusammen. Den Höchstbetrag von 4.000 € erreicht man erst bei 20.000 € Kosten, den von 1.200 € bei 6.000 €. Mit Nebenkosten allein kommt kaum ein Mieter in diese Nähe.

Drei Bedingungen stellt das Gesetz (§ 35a Abs. 5 EStG):

• Begünstigt sind nur Arbeitskosten, kein Material.
• Es muss eine Rechnung geben.
• Die Firma muss per Überweisung bezahlt worden sein, nicht bar.

Bei Nebenkosten zahlt Ihre Verwaltung oder Sie selbst die Firmen. Das läuft fast immer über ein Konto, die Bedingung ist dann erfüllt.

Auch Mieter dürfen abziehen

Ihr Mieter hat die Reinigungsfirma nicht selbst beauftragt. Er bekommt den Bonus trotzdem. Die Finanzverwaltung erlaubt das ausdrücklich, wenn sein Anteil aus der Nebenkostenabrechnung hervorgeht oder durch eine Bescheinigung des Vermieters nachgewiesen wird (BMF-Schreiben vom 9. November 2016, Randnummer 27). Für die Bescheinigung gibt es ein Muster in Anlage 2 des Schreibens.

Der Bundesfinanzhof hat das bestätigt (Urteil vom 20. April 2023, VI R 24/20). Die Nebenkostenabrechnung ersetzt dabei die Rechnungen der Firmen. Sie muss aber die wesentlichen Angaben enthalten: welche Leistung, von wem, für welchen Zeitraum, welcher Betrag, und dass unbar gezahlt wurde. Hat das Finanzamt Zweifel, kann es die Rechnungen selbst verlangen. Dann muss Ihr Mieter sie sich bei Ihnen beschaffen, etwa über die Belegeinsicht.

Welche Nebenkosten zählen und welche nicht

Das BMF-Schreiben enthält in Anlage 1 eine lange Liste. Für die Nebenkostenabrechnung sind diese Zeilen wichtig. Die Nummern beziehen sich auf die 17 Kostenarten in § 2 BetrKV.

Bei der Straßenreinigung kommt es auf den Ort an. Die Reinigung des Gehwegs vor dem Haus zählt, die der Fahrbahn nicht (BMF-Schreiben, Anlage 1). Erhebt die Gemeinde eine Straßenreinigungsgebühr, weist der Bescheid meist keinen Arbeitsanteil für den Gehweg aus. Dann geben Sie für diese Position keinen Betrag an.

Kleine Mengen Verbrauchsmittel wie Reinigungsmittel oder Streugut gehören als Nebenleistung zur Arbeit (BMF-Schreiben, Randnummer 39). Welche Kosten Sie überhaupt umlegen dürfen, zeigt der Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten.

Arbeit und Material trennen

Arbeitskosten sind der Lohn für die Tätigkeit selbst, dazu Maschinen- und Fahrtkosten der Firma (BMF-Schreiben, Randnummer 39). Material und gelieferte Waren zählen nicht.

Der Arbeitsanteil muss aus der Rechnung hervorgehen. Die Firma darf ihn auch als Prozentsatz angeben. Selbst schätzen dürfen weder Sie noch Ihr Mieter (BMF-Schreiben, Randnummer 40). Bei Wartungsverträgen genügt ein pauschaler Arbeitsanteil, den die Firma in einer Anlage zur Rechnung nennt.

Ein paar Faustregeln aus der Praxis:

• Rechnungen einer Reinigungsfirma oder eines Hausmeisterdiensts bestehen meist ganz aus Arbeit.
• Bei der Gartenpflege können neue Pflanzen oder Rindenmulch auf der Rechnung stehen. Die ziehen Sie ab.
• Beim Schornsteinfeger ist ein Teil der Gebühr Arbeit, ein Teil sind andere Posten. Im Beispiel unten sind von 46,30 € nur 31,80 € Arbeitskosten.
• Steht auf einer Rechnung nur ein Gesamtbetrag, fragen Sie die Firma nach dem Arbeitsanteil.

So weisen Sie es in der Abrechnung aus

Am einfachsten ist ein eigener Abschnitt am Ende der Abrechnung. Darin steht für jede begünstigte Position eine Zeile:

• die Position, etwa „Treppenhausreinigung“,
• ob es eine haushaltsnahe Dienstleistung oder eine Handwerkerleistung ist,
• der Arbeitsanteil, der auf die Wohnung Ihres Mieters entfällt, in Euro,
• der Hinweis, dass die Leistungen unbar bezahlt wurden.

Den Anteil Ihres Mieters rechnen Sie mit derselben Verteilung wie die Kosten selbst. Hat er nur einen Teil des Jahres gewohnt, bekommt er auch nur diesen Teil. Arbeitskosten, die auf Leerstand oder auf Sie selbst entfallen, gehören nicht in seine Abrechnung.

Bei einer Eigentumswohnung

Damit Eigentümer den Bonus nutzen können, weist die Verwaltung den Anteil jeder Wohnung in der Hausgeldabrechnung aus oder bescheinigt ihn (BMF-Schreiben, Randnummer 26). Meist steht er als Fußnote unter der Einzelabrechnung, zum Beispiel „Haushaltsnahe Dienstleistungen § 35a EStG: Treppenhausreinigung 264,00 €“.

Diese Beträge gelten für Ihre Wohnung. Haben Sie das ganze Jahr vermietet und sind alle Positionen auch im Mietvertrag umlegbar, geben Sie sie unverändert weiter. Bleibt eine Position bei Ihnen, etwa Reparaturen, gehört auch ihr Arbeitsanteil nicht in die Abrechnung des Mieters. Wie Sie die übrigen Zeilen behandeln, erklärt der Ratgeber Hausgeldabrechnung umrechnen.

Typische Fehler beim Ausweisen

• Die ganze Rechnung statt nur der Arbeit: Wer beim Schornsteinfeger 46,30 € statt 31,80 € angibt, weist 14,50 € zu viel aus.
• Die Kosten des ganzen Hauses statt des Anteils der Wohnung. Ihr Mieter darf nur seinen Anteil ansetzen.
• Arbeitskosten von Positionen, die er gar nicht zahlt, etwa eine Reparatur der Haustür.
• Die volle Jahressumme, obwohl der Mieter erst im Laufe des Jahres eingezogen ist.

Zu hohe Angaben fallen auf Ihren Mieter zurück, wenn das Finanzamt nachfragt. Im Zweifel nennen Sie lieber nur die Beträge, die eindeutig aus den Rechnungen hervorgehen.

Nebenklar liest die Angaben zu § 35a aus Ihrer Hausgeldabrechnung. Wir verteilen sie wie die Kosten und drucken sie als eigene Aufstellung in die Abrechnung. Fehlt der Arbeitsanteil bei einer typischen Position, weisen wir Sie darauf hin. Was wir sonst prüfen, steht auf der Startseite.

Beispiel und Rechner

Zahlt Ihr Mieter keine Einkommensteuer, etwa als Rentner mit kleiner Rente, bringt ihm der Bonus nichts. Er wirkt nur, wenn Steuer anfällt, von der etwas abgezogen werden kann.

Müssen Sie den Steuerbonus ausweisen?

Kein Gesetz schreibt ausdrücklich vor, dass der Vermieter die Arbeitskosten in der Nebenkostenabrechnung nennt. Ob ein Mieter das verlangen kann, sehen Gerichte unterschiedlich. Zu den Pflichtangaben, ohne die eine Abrechnung unwirksam ist, gehört die Aufstellung nicht.

Trotzdem lohnt es sich. Bei einer Eigentumswohnung stehen die Beträge meist schon in der Hausgeldabrechnung, das Ausweisen kostet Sie wenige Minuten. Ihr Mieter muss dann nicht nachfragen, und Sie müssen keine Bescheinigung nach dem Muster der Anlage 2 nachreichen.

Für welches Steuerjahr

Laufende Kosten wie Reinigung und Gartenpflege ordnet die Finanzverwaltung grundsätzlich dem Jahr zu, in dem die Vorauszahlungen gezahlt wurden (BMF-Schreiben, Randnummer 47). Wann genau Ihr Mieter die Beträge einträgt, klärt er mit seinem Finanzamt oder seinem Steuerberater. Für Sie zählt nur, dass die Abrechnung den Zeitraum klar nennt.

Sie sind Mieter und vermissen die Angaben in Ihrer Abrechnung? Der Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen und der kostenlose Mieter-Check helfen weiter.