Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Die acht Schritte im Überblick

Eine Nebenkostenabrechnung (im Gesetz: Betriebskostenabrechnung) ist eine Rechnung mit festen Regeln. Im zweiten Jahr geht sie schneller, weil Mietvertrag, Schlüssel und Wohnfläche gleich bleiben.

1. Unterlagen des Jahres sammeln.
2. Den Zeitraum festlegen, höchstens zwölf Monate.
3. Nur die Kosten übernehmen, die Ihr Mieter zahlen muss.
4. Jede Position nach dem richtigen Schlüssel auf die Wohnung verteilen.
5. Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung abrechnen und die CO₂-Kosten teilen.
6. Die Vorauszahlungen abziehen. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
7. Die Abrechnung rechtzeitig verschicken und den Zugang festhalten.
8. Den Steuerbonus ausweisen und, wenn nötig, die Vorauszahlung neu festsetzen.

Als durchgehendes Beispiel dient eine erfundene Eigentumswohnung: Ahornweg 7 in Kassel, Wohnung 3, 68,5 m². Vermieterin ist Renate Vogt, Mieterin ist Petra Lindner. Am Ende steht ein vollständiges Muster mit allen Zahlen.

Schritt 1: Unterlagen sammeln

Legen Sie alles zusammen, was im Abrechnungsjahr an Kosten für das Haus angefallen ist. Was Sie brauchen, hängt davon ab, ob Sie ein ganzes Haus oder eine Eigentumswohnung vermieten.

Bei einer Eigentumswohnung

• Die Hausgeldabrechnung Ihrer Verwaltung (die Einzelabrechnung für Ihre Wohnung).
• Die Heizkostenabrechnung des Messdienstes (die Firma, die Ihre Heizung abliest). Oft liegt sie der Hausgeldabrechnung bei.
• Ihren eigenen Grundsteuerbescheid. Die Grundsteuer zahlt jeder Eigentümer meist direkt an die Stadt.
• Rechnungen, die nicht über die Verwaltung liefen, etwa für die Wartung von Rauchwarnmeldern in Ihrer Wohnung.

Bei einem eigenen Haus

• Grundsteuerbescheid, Wasser- und Abwasserbescheid, Müllgebühren.
• Rechnungen für Versicherung, Reinigung, Garten, Hausmeister, Schornsteinfeger und Allgemeinstrom.
• Brennstoff- oder Wärmerechnungen und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes.

Dazu kommen der Mietvertrag und eine Übersicht, welche Vorauszahlungen Ihr Mieter im Jahr tatsächlich überwiesen hat. Bewahren Sie alle Belege auf. Ihr Mieter darf sie ansehen (Belegeinsicht, § 556 Abs. 4 BGB), und Sie dürfen sie ihm auch elektronisch bereitstellen.

Bei einer Eigentumswohnung ist die Hausgeldabrechnung die wichtigste Quelle. Sie ist aber nicht schon die Abrechnung für Ihren Mieter. Wie Sie daraus die richtigen Zeilen übernehmen, steht im Ratgeber Hausgeldabrechnung umrechnen.

Schritt 2: Zeitraum festlegen

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Zeitraum darf also höchstens zwölf Monate lang sein. Meist ist es das Kalenderjahr, bei Eigentumswohnungen fast immer, weil die Verwaltung so abrechnet.

Ist Ihr Mieter im Laufe des Jahres ein- oder ausgezogen, rechnen Sie nur seine Tage ab. Bei einem Einzug am 1. April sind das 275 von 365 Tagen. Die Kosten für Tage, an denen die Wohnung leer stand, tragen Sie selbst (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05).

Bleiben Sie bei einer Methode, wie Sie Rechnungen dem Jahr zuordnen: entweder nach dem Jahr, in dem Sie bezahlt haben, oder nach dem Jahr, für das die Leistung erbracht wurde. Ein Wechsel mitten in der Abrechnung führt leicht dazu, dass Kosten doppelt oder gar nicht erscheinen.

Schritt 3: Umlegbare Kosten auswählen

Ihr Mieter zahlt nur Betriebskosten, und nur, wenn der Mietvertrag das vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten das sein können, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) in 17 Nummern auf: von der Grundsteuer (Nr. 1) bis zu sonstigen Betriebskosten (Nr. 17).

Nicht umlegbar sind Verwaltungskosten und Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Dazu gehören auch die Zahlungen in die Rücklage der Eigentümergemeinschaft, Bankgebühren und Zinsen. Diese Kosten bleiben bei Ihnen.

Zwei Fallen kommen oft vor. Kabelfernsehgebühren dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umgelegt werden (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Und sonstige Betriebskosten nach Nr. 17, etwa die Dachrinnenreinigung, zahlt Ihr Mieter nur, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich genannt sind.

Die vollständige Liste mit Beispielen und Grenzfällen finden Sie unter Umlagefähige Nebenkosten: die 17 Kostenarten. Dort können Sie auch jede Bezeichnung aus Ihren Unterlagen nachschlagen.

Achten Sie außerdem auf die Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Sie dürfen nur Kosten umlegen, die bei vernünftiger Wirtschaft nötig sind. Ein Hausmeister, der auch putzt, darf nicht zusätzlich als Reinigungsfirma auftauchen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

Schritt 4: Kosten verteilen

Jede Position braucht einen Verteilerschlüssel. Er sagt, welcher Teil der Gesamtkosten auf die Wohnung entfällt. Steht im Mietvertrag nichts dazu, gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB).

Die üblichen Schlüssel

• Nach Wohnfläche: Wohnung 68,5 m² von 640 m² im Haus. Der gesetzliche Normalfall.
• Nach Verbrauch: Wird der Verbrauch gemessen, etwa beim Wasser, muss danach verteilt werden (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).
• Gleich pro Wohnung (nach Einheiten): jede Wohnung zahlt gleich viel, zum Beispiel 1 von 9 Wohnungen bei der Müllabfuhr.
• Nach Personen: gezählt in Personentagen, wenn sich die Zahl im Jahr ändert.
• Nur Ihre Wohnung (Direktzuordnung): Kosten, die nur für diese Wohnung anfallen, etwa die Grundsteuer einer Eigentumswohnung.

Eigentumswohnung: der Schlüssel der Gemeinschaft

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt eine Besonderheit. Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, verteilen Sie nach dem Schlüssel, den auch die Eigentümergemeinschaft verwendet (§ 556a Abs. 3 Satz 1 BGB). Oft ist das der Anteil am Haus (Miteigentumsanteile). Nur wenn dieser Schlüssel unbillig wäre, gilt wieder die Wohnfläche (§ 556a Abs. 3 Satz 2 BGB).

Das macht die Sache einfacher. Sie übernehmen den Anteil Ihrer Wohnung direkt aus der Hausgeldabrechnung. Ein Beispiel: Die Gebäudeversicherung kostet das ganze Haus 2.561,61 €. Die Wohnung hat 112 von 1.000 Anteilen. 2.561,61 € × 112 ÷ 1.000 = 286,90 €.

Jeder Schlüssel muss in der Abrechnung stehen und verständlich sein. „MEA 112/1.000“ allein reicht oft nicht. Schreiben Sie dazu, was gemeint ist: „verteilt nach Anteil am Haus, Ihre Wohnung hat 112 von 1.000 Anteilen“.

Schritt 5: Heizung, Warmwasser und CO₂

Für eine Zentralheizung gilt die Heizkostenverordnung. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten werden nach dem gemessenen Verbrauch verteilt, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizKV). Wer ganz ohne Verbrauch abrechnet, muss hinnehmen, dass der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzt (§ 12 Abs. 1 HeizKV).

In der Praxis rechnet meist der Messdienst. Sie übernehmen dann den Betrag für Ihre Wohnung aus seiner Abrechnung. In unserem Beispiel sind das 742,15 € für die Heizung und 282,40 € für Warmwasser. Mehr dazu im Ratgeber Heizkostenverordnung.

Seit 2023 müssen Sie bei Heizung mit Gas, Öl oder Fernwärme außerdem die CO₂-Kosten aufteilen. Wie viel Sie als Vermieter tragen, hängt vom Ausstoß des Hauses pro Quadratmeter ab, in zehn Stufen (§ 5 Abs. 1 CO2KostAufG und Anlage). Im Beispiel: 21.420 kg CO₂ ÷ 640 m² = 33,5 kg pro m² und Jahr. Das ist Stufe 6, Sie tragen 50 Prozent.

Die Wohnung hatte 61,40 € CO₂-Kosten. Die Hälfte, 30,70 €, schreiben Sie Ihrer Mieterin gut. Die Abrechnung muss die Aufteilung erklären (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlt sie, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Den Rechner dafür finden Sie unter CO₂-Kosten aufteilen.

Schritt 6: Vorauszahlungen abziehen

Zum Schluss ziehen Sie ab, was Ihr Mieter im Jahr schon gezahlt hat. Maßgeblich sind die Vorauszahlungen, die tatsächlich eingegangen sind, nicht die im Vertrag vereinbarten. Fehlt eine Monatszahlung, ziehen Sie sie nicht ab. Die Nachzahlung fällt dann um diesen Betrag höher aus.

Petra Lindner hat zwölf Monate je 220,00 € überwiesen, zusammen 2.640,00 €. Sind die Kosten höher, zahlt sie nach. Sind sie niedriger, bekommt sie ein Guthaben zurück.

Nennen Sie für eine Nachzahlung eine Bankverbindung und einen Zahltag, zum Beispiel 30 Tage nach Erhalt. Ein Guthaben überweisen Sie oder verrechnen es mit der nächsten Miete, wenn Ihr Mieter einverstanden ist.

Pflicht­angaben: was in der Abrechnung stehen muss

Eine Abrechnung muss für Ihren Mieter nachvollziehbar sein. Der Bundesgerichtshof verlangt dafür vier Mindestangaben (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15):

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten: für jede Position, was das ganze Haus gekostet hat.
2. Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel: nach welchem Maßstab verteilt wird und was er bedeutet.
3. Berechnung des Anteils: wie aus den Gesamtkosten der Betrag für die Wohnung wird.
4. Abzug der Vorauszahlungen: was der Mieter schon gezahlt hat und was übrig bleibt.

Fehlt eine dieser Angaben, kann die Abrechnung formell unwirksam sein. Dann gilt sie als nicht erteilt, und die Frist läuft weiter. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, machen die Abrechnung nicht unwirksam. Sie lassen sich korrigieren, eine höhere Nachzahlung allerdings nur bis zum Ende der Frist.

Checkliste vor dem Verschicken

• Name und Anschrift von Vermieter und Mieter, die Wohnung.
• Abrechnungszeitraum, höchstens zwölf Monate.
• Jede Position mit Gesamtkosten, Schlüssel samt Erklärung, Berechnung und Betrag.
• Keine Verwaltungskosten, keine Reparaturen, keine Rücklage.
• Sonstige Betriebskosten nur, wenn sie im Mietvertrag stehen.
• Heizung nach Verbrauch, mit Ihrem Anteil laut Messdienst.
• CO₂-Aufteilung mit kg pro m², Stufe und Ihrem Anteil.
• Tatsächlich gezahlte Vorauszahlungen abgezogen.
• Ergebnis klar benannt: Nachzahlung oder Guthaben, mit Betrag und Zahltag.
• Arbeitskosten für den Steuerbonus nach § 35a EStG ausgewiesen.

Nebenklar prüft jede Abrechnung vor dem Verschicken auf diese Punkte. Welche Prüfungen das sind, sehen Sie auf der Startseite.

Muster: eine fertige Neben­kosten­abrechnung

So sieht die Abrechnung 2025 für die Wohnung im Ahornweg 7 aus. Alle Namen und Zahlen sind erfunden, rechnen aber exakt. Die Gesamtkosten und Anteile stammen aus der Hausgeldabrechnung der Verwaltung. Verteilt wird nach den Schlüsseln der Gemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).

Nicht in dieser Abrechnung stehen die Verwaltervergütung (384,00 €), Kontoführungsgebühren (21,00 €), eine Reparatur der Haustür (95,00 €) und die Zuführung zur Rücklage (720,00 €). Diese 1.220,00 € trägt die Vermieterin selbst, dazu ihren CO₂-Anteil von 30,70 €.

Schritt 7: Verschicken und Zugang festhalten

Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Zeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Jahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Kommt sie später an, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.

Es zählt, wann die Abrechnung ankommt, nicht wann Sie sie abschicken. Eine Unterschrift braucht sie nicht. Ein Brief genügt, eine E-Mail mit der Abrechnung als PDF in der Regel auch (Textform).

Im Streit müssen Sie beweisen, dass die Abrechnung rechtzeitig da war. Das gelingt so:

• Persönlich einwerfen, mit einer Begleitperson als Zeugin, und Tag und Uhrzeit notieren.
• Per Einwurf-Einschreiben, wenn noch ein paar Tage Puffer sind.
• Per E-Mail, wenn Ihr Mieter den Erhalt bestätigt. Ein Sendeprotokoll allein beweist den Zugang nicht.

Ihr Mieter hat nach Erhalt seinerseits zwölf Monate Zeit für Einwände (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Je klarer Ihre Abrechnung ist, desto seltener kommt es dazu.

Schritt 8: Steuerbonus und neue Vorauszahlung

Arbeitskosten nach § 35a EStG ausweisen

Ihr Mieter kann 20 Prozent der Arbeitskosten für Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister oder Schornsteinfeger von seiner Steuer abziehen (§ 35a Abs. 2 und 3 EStG). Dafür muss er sie aus der Abrechnung ablesen können. Bei Frau Lindner sind das 746,30 € Arbeitskosten, also bis zu 149,26 € weniger Steuer.

Eine Pflichtangabe ist das nicht. Es erspart Ihnen aber Rückfragen. Wie Sie die Beträge ermitteln, steht unter Haushaltsnahe Dienstleistungen in der Nebenkostenabrechnung.

Vorauszahlung anpassen

Nach einer Abrechnung dürfen Sie und Ihr Mieter die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das geht durch eine Erklärung in Textform, ein Brief oder eine E-Mail genügt.

Angemessen ist, was die Kosten der letzten Abrechnung deckt: 3.005,35 € ÷ 12 = 250,45 €, aufgerundet 251,00 € im Monat statt bisher 220,00 €. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist nicht erlaubt (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10). Den Rechner finden Sie unter Vorauszahlung anpassen.

Schicken Sie die neue Vorauszahlung am besten zusammen mit der Abrechnung. So hat Ihr Mieter alles in einem Umschlag, und die nächste Abrechnung fällt näher an null aus.